10 Consejos de Tecnología para empresas pequeñas

Hoy me tocó recuperar un servidor de una empresa pequeña. Tenía Windows 2000, así que lo más seguro era que el servidor llevaba al menos 9 años funcionando. Lo arreglé, y hoy soy el héroe. Pero el lunes cuando se lo devuelva habrá que luchar contra algún contador que no entiende que no puede tener como único soporte de tecnología un servidor de 9 años.

Así que aquí van unos consejos para ayudar a las pequeñas empresas a que no tengan que sufrir con pérdidas de datos, altos costos de recuperación y desembolsos no estimados.

1. La tecnología está para ayudarte, pero por sí sola no hace nada. Ayúdala a que te ayude.

Esto es principalmente cuestión de actitud. Siempre escuché a algún dueño o gerente con ojos desorbitados decir: «¿Tengo que comprar un servidor? ¿Y cuánto me va a salir?»

Es que si tenés una heladería vas a tener que comprar batidoras. Y heladeras. Y contratar gente. Y gente experiente que pueda servir helados, que pueda llevar las cuentas, que pueda lavar el piso. Y el que lava el piso necesita una escoba, y un lampazo. Y la heladera tiene que andar todo el día. ¿Qué pasa si un día de verano a las 2 de la tarde se te rompe la heladera y el servicio técnico no viene hasta dentro de dos días?

Si necesitas implementar tecnología, es porque es tan importante para tu negocio como lo es la heladera. Si te deja de funcionar la heladera dejaste de vender helados. Y si se te cae el servidor de correo no vas a recibir los pedidos.

Presupuesta la tecnología como un rubro más en tu negocio. Pide ayuda a algún experto, y no a tu sobrino, a que te ayude a pensar tu estrategia de tecnología, así como contratas a un contador para que te ayude a llevar el pago de impuestos y los sueldos.

2. Siempre que un servicio se puede obtener por hardware, no lo hagas por software.

Muchos servicios nacen como un software y con el avance tecnológico se convierten en hardware. Es el caso de por ejemplo los proxies para internet. Hace 15 años si querías un proxy, que es un servicio de almacenamiento local (y rápido) de recursos lejanos (y de acceso más costoso) podías instalar un software en tu servidor que lo hiciera. Así, cuando alguien de tu empresa navegaba en internet esa página quedaba guardada en tu servidor y cuando otro empleado la visitaba, obtenía la copia local y no la remota.

Hoy en día hay dispositivos llamados «appliances» para Proxies, Antivirus, Firewall y muchos otros servicios. Al ser dispositivos físicos tienen grandes ventajas de administración y mantenimiento. Y te puede pasar que no hagan exactamente todo lo que querías, pero ¿realmente quieres todos esos costos a futuro por poder hacer una tarea pequeñita que no va a cambiar nada en tu negocio?

3. Compra toda la tecnología con garantía, seguro y soporte.

Los servidores de marcas reconocidas como IBM, Dell y HP vienen con garantía en sitio de 1 a 3 años. Muchos de ellos vienen con 1 año y se puede comprar la extensión de garantía a 3 años. El problema es que los vendedores te ofrecerán el precio más barato y no la mejor relación costo beneficio. Porque saben que la gente se inclina al costo más barato y no al beneficio más justo.

Estás contratando un seguro de vida, un seguro para el auto y un seguro para tu casa. ¿Por qué no vas a comprar un seguro para tu servidor que es el centro del manejo de la información de tu empresa?

El caso de los servidores tiene una razón muy importante. El desgaste y la desactualización tecnológica está medido en 3 años, por lo cual, ese servidor en 3 años va a empezar a romperse, funcionar de forma degradada y no poder brindar nuevos servicios de calidad. Un buen mantenimiento puede hacer que dure más y que lo tengas 10 años funcionando. Pero si preparas tu presupuesto anual recordando que te toca cambiar el servidor, te ahorrarás varios dolores de cabeza.

El caso también aplica al software. Como ejemplo, muchos softwares se ofrecen con una licencia anual de un costo fijo o puedes contratar una licencia más larga o perpetua pagando un poco más. En el caso de Microsoft, ofrece sus licencias con un seguro de actualización tecnológica llamado Software Assurance (SA) que pagando un 30% más del precio de la licencia te cubre la siguiente versión del producto. Por ejemplo, si hoy compras Office 2010 Professional que cuesta unos 500 dólares, con SA pagarás 650 pero cuando salga Office 2013 no necesitarás volver a gastar y podrás tener un software suficientemente actual hasta 2016. Después de 2016 ya no será tan actual, pero podrás seguir usándolo.

4. Súbete a «la nube».

La nube es un concepto viejo pero que últimamente obtuvo ese nombre y se refiere al concepto de entregar software como servicios. Cuando una empresa contrata un servicio en la nube está contratando que un tercero le de un servicio de software desde fuera de su organización. El caso más sencillo es el Correo Electrónico. Google, Microsoft y otros proveedores ofrecen un servicio muy maduro de alojamiento de Correo Electrónico con un costo mensual por usuario. ¿Pará qué quiero en mi empresa de 10 ó 50 usuarios tener un servidor de correo electrónico propio? Que lo tengan ellos y yo les pago por mes para que me brinden el servicio.

Hay muchos más servicios que se brindan en la nube y que ya están suficientemente maduros, como por ejemplo:

• Correo Electrónico
• Sistemas de facturación
• Sistemas contables
• Sistemas de stock
• Sistemas de pedidos
• Sistemas de soporte de incidentes
• Sistemas de Reporte de horas

5. Disminuye el área de ataque.

¿Ya leíste «El Arte de la Guerra» de Sun Tzu? Bien, quizás el ejemplo no lo encuentres fácilmente. Cuando estás en la guerra, la mejor manera de evitar que tus soldados caigan es tenerlos escondidos. Pero que puedan disparar. Si tienes un área de ataque pequeña, recibirás menos golpes. Si tienes un área de ataque grande, el enemigo tendrá más lugares para elegir donde dispararte.

Con ese mismo concepto en tu empresa debes proteger tus activos. La clave está en identificar cual es tu área de ataque. Para estos casos, las áreas de ataques son todas las cosas que se enfrentan a problemas potenciales, ya sea por razones de seguridad o de servicios.

Un ejemplo puede ser la conexión a Internet. Para conectarte a Internet necesitas un módem, un router, quizás un proxy, un antispam, un antivirus, un sistema de detección de intrusos y quizás la conexión que puedes conseguir es chica y necesitas contratar 2 y duplicar todos los dispositivos mencionados. Ahí tu área de ataque es muy amplia, porque tienes varios elementos independientes que pueden recibir un ataque u ocasionar un problema debido a mantenimiento o administración.

Quizás tengas que invertir el doble en comprar un solo dispositivo que te haga todo, pero cuando haya un problema, cambias el dispositivo entero y se soluciona el problema.

6. Aumenta la distribución de datos.

Distribución de datos aquí no quiere decir que tengas varios lugares donde guardar documentos, sino que de forma inteligente puedas tener copias actualizadas de tus datos.

Muchas y muchas empresas pequeñas no hacen respaldos. Hay que hacer respaldos. Es lo más importante. Olvídate de muchas cosas, pero no te olvides de respaldar tus datos. Y un respaldo no siempre es una replicación, porque si un empleado sobrescribe equivocadamente una planilla que se replica, la réplica también tendrá el error.

Muchos servidores se venden con un RAID1, que es un sistema en que el disco duro se espeja en otro. Si falla un disco, el otro sigue funcionando. Lo que más he visto pasar, es que el RAID1 lo establecen para el disco donde está instalado el Sistema Operativo, pero no para donde están los datos que es lo más crítico. Pero un sistema de RAID (Conjunto redundante de discos baratos) NO es un sistema de respaldo.

7. Cuando se rompa, compra nuevo y más moderno.

Los uruguayos tenemos esa vieja costumbre que cuando algo se rompe, lo mandamos a arreglar o a remendar. Con la tecnología no conviene que esa sea nuestra estrategia de mantenimiento.

A veces el arreglo sale tanto o más caro que comprar un dispositivo nuevo. Y cuando compramos algo nuevo, podemos aspirar a mejorar la calidad de servicios que nos entrega el dispositivo. Hay dispositivos que son muy sensibles y la gente no se da cuenta cuánto sufren.

Por ejemplo, los discos de los servidores, los routers, los módems ADSL, son cosas que se degradan con el tiempo y que están sujetos a mucho estrés. Routers y módems son dispositivos que nunca se apagan y están conectados a fuentes de corriente que pueden ser afectados por picos de tensión o tormentas eléctricas. Los discos de los servidores son dispositivos mecánicos, por lo cual sufren desgaste y funcionan 24 horas por día. Imagínate si tu hígado estuviera recibiendo alcohol las 24 horas del día de forma continua aunque fuera en dosis muy pequeñas.

8. El mouse y el teclado es lo que más se rompe y lo que más beneficio trae.

Cuando estamos hablando de trabajadores de la información, como un contador, un administrativo, un tecnócrata o personal del área de Sistema de Información, no dudes en que sus herramientas sean las mejores. Los mouses, los teclados y las sillas se deterioran mucho y termina siendo incómodo trabajar con ellos. Si tienes empleados que trabajan mucho con esos elementos, cómprales los mejores y los más cómodos y renuévalos periódicamente o cada vez que se encuentren deteriorados.

Quizás ni tu propio trabajador de la información sepa que con un mouse o un teclado más nuevo podrá trabajar de forma más eficiente.

¿Si a tu heladero le compras la mejor pala para servir helados, por qué no le compras el mejor teclado a tu administrativo?

9. Tómate la seguridad en serio.

Toda empresa debe cuidar de sus activos. Y la seguridad es mucho más que una contraseña.

La seguridad es un tema de cuidar tus datos, que estos sean los correctos y que no sufran cambios que no deben sufrir. Debes tener tus datos disponibles, porque si no están disponibles cuando los necesitas, no te van a ayudar.

Todos los sistemas informáticos son vulnerables, ya sea por ataques de hackers, por una limpiadora que enchufa la aspiradora en el mismo toma que el servidor o por tu hijo que se puso a jugar con unos archivos que pensó que eran jueguitos.

Seguridad nunca se refiere a que no hagas las cosas o no obtengas el beneficio que un determinado servicio o dispositivo te proporciona. Seguridad significa que conozcas los riesgos, que los evalúes, que los mitigues y que en caso de que se conviertan en realidad, puedas recuperarte en un tiempo adecuado a las necesidades de tu negocio.

La seguridad es una actitud de trabajo de la compañía y no una carga a llevar atada a los pies y a las manos.

10. Apuesta a la tecnología como una parte central de tu negocio.

El éxito de muchos negocios se debe a que hicieron la apuesta correcta a la tecnología. Quizás mejoraron sus sistemas de distribución, o bajaron sus costos de ventas o la velocidad de atención al cliente. La tecnología, y específicamente las tecnologías de a información, están convirtiéndose desde hace varios años en lo que diferencia una industria vieja de una nueva.

Hace poco leía un artículo que decía que hoy en día todas las empresas se están convirtiendo en empresas de tecnología. Y los beneficios de la tecnología a las empresas más pequeñas son más profundos que a las empresas más grandes.

Recuerda que tu no debes saber todo pero si debes tener el teléfono de quien sabe. Y pagarle lo que merece. Tu como dueño de la compañía debes ser el estratega que sabe hacer las preguntas correctas y tomar las decisiones adecuadas. Y en todas esas decisiones debes mirar al futuro.

Conclusiones

Estas son apenas 10 cosas que debes tener en cuenta y que tienen que formar parte de la estrategia de tu negocio. Hay mucho más. Elige y mantén a tu consejero en tecnología cerca de la estrategia de tu negocio. Él te debe ayudar a que tu negocio venda más, no a que tenga la última tecnología. Por eso la comunicación con tu consejero nunca tiene que ser «necesito un servidor» sino que tiene que ser «¿Cómo puede la tecnología ayudarme a vender más o a producir más barato?». Quienes trabajamos en Tecnologías de la Información tenemos la suerte de conocer de cerca muchos negocios, muchas estrategias y muchas áreas de actividad. Atender muchos clientes y conocer muchas realidades nos ayuda a que te podamos ayudar mejor.