Gestión de Tecnologías de la Información

Imagen: gestiondepymes

Hablemos de gestión de tecnologías de la información. Es un tema muy difícil, porque la tecnología sigue siendo un tema tabú en la cabeza de mucha gente. Y no podemos cortarles la cabeza. Aun, esperar que se les caiga, es algo que va a llevar alguna generación más.

Cuando un empresario encuentra su nicho de negocio y construye su empresa, piensa generalmente en 3 términos básicos:

• Operaciones
• Finanzas
• Mercadeo

Mercadeo es fácil: cómo conquistar el corazón de los consumidores para que compren mi producto. Hay varias formas de hacerlo. Finanzas es bastante fácil, como hacer para siempre tener plata y pagar los impuestos, la materia prima y los gastos de operación. Operaciones es un poco más complejo, porque se refiere a crear el producto, a mejorarlo, a producirlo, a entregarlo, a soportarlo y un montón de tareas más.

Con esa visión, el empresario empieza a decidir qué hace internamente su empresa y qué cosa compra hecha. Porque si algo aprendimos, es que hay que mantener el foco en el negocio para hacerlo crecer y obtener el beneficio del esfuerzo. Sino, todos seríamos empleados públicos y nuestra mayor precupación sería que lleguen las vacaciones.

Las finanzas que crecen

En el mundo actual, lo primero que sucede es que el empresario primero entrega parte de la gestión financiera a un equipo externo, su contador, que le lleva los libros, declaraciones de impuestos y le calcula y recuerda los pagos. Según la visión de que los 2 objetivos de una empresa son producir y vender, llevar esa gestión (aún) no forma parte integral del negocio. Cuando el negocio sea más grande y ya no se pueda tener la contabilidad y los impuestos en un equipo externo, eso se traerá para dentro de la empresa, contratando su propio contador y equipo de finanzas. La razón principal, la velocidad de acción y el hilado muy fino de acuerdo a las operaciones diarias de la empresa. Cuando el volumen de operaciones y ventas es suficiente, se necesita gente pensando desde adentro y alineada a los demás equipos de la compañía. Ya no es simplemente declarar impuestos. Todos los aspectos económicos juegan un rol que un tercero no podrá ver por más viejo conocido que sea.

El punto: para optimizar las fianzas, hay que hacerlo desde adentro de la organización y en coordinación con los aspectos operativos y comerciales de la empresa.

El mercadeo se dinamiza

En el mundo actual, lo primero que sucede es que el empresario empieza a difundir las bondades de su producto frente a un consumidor. Amigos, conocidos, etc. Quizás arma un folleto, una página web y un aviso en los clasificados. Hasta que decide: necesito ayuda. Es ahí que empieza a contratar un profesional externo, que le haga una web más profesional, que le diseñe un mejor folleto, que le escriba un comunicado de prensa, que le filme un comercial y un montón de actividades más que él no puede hacer. Pero también pasa con las ventas: primero empieza vendiendo él, luego consigue algún socio de negocios que se lleva una comisión y luego tiene que empezar a contratar vendedores. Y un gerente de marketing. Y el gerente de marketing traerá a un experto en comunicación y a más vendedores. ¿Hará la página web y el comercial para TV dentro de la compañía? No. Eso seguirá produciendose afuera, pero no por eso dejará de gestionarlo. Tendrá que poder transmitirle a los productores que es exactamente lo que su negocio necesita mostrar para vender lo que están produciendo.

Las operaciones avanzan

Quizás el empresario comenzó produciendo él o juntando capital y gente que tuviera el conocimiento y habilidad necesaria para producir el objeto del negocio. Será importantísimo para él que a medida que crece el negocio, pueda dejar de invertir y empezar a ganar. Y eso lo logrará agrandando los márgenes de ganacias, no solo en base a precio a medida que aumenta la calidad sino en base a ahorros respecto a la materia prima. Además de las compras en cantidades mayores para buscar un descuento en bienes tangibles, en cuanto a lo que son servicios, deberá encontrar la forma. Y los servicios es más difícil comprarlos en cantidades. Por eso lo que termina haciendo toda empresa, es sustituir a su proveedor con servicios internos o adquiriendo a su proveedor o un competidor de éste.

¿Y la gestión de tecnologías de la información?

Todo lo que hoy en día hace a una empresa, de alguna forma u otra depende de un dispositivo tecnológico que hay que gestionar. ¿De acuerdo? Para nada. En realidad, lo que hacemos es gestionar la información que circula dentro de la compañía y los dispositivos tecnológicos son herramientas que apoyan dicha gestión.

Vamos por partes:

Información en las Finanzas

Utilizas un sistema informático para llevar tus libros, porque ya no lo haces en papel. Usas esa información para sacar resúmenes y tomar decisiones. Cruzas esa información con datos operativos y de mercadeo, lo cual te ayuda a detectar desvios desde estándares de la industria. Y con eso aumentas los márgenes de ganancias o eliges dónde invertir para mejorar. Manejas información. Esa información que no quieres que tu competidor conozca. Pero sí deben conocerla dentro de tu empresa quienes te ayudan a tomar las decisiones, tanto dentro como fuera de la empresa. Tienes esa información que vas a necesitar mostrar cuando venga un inspector de Impositiva.

Información en el Mercadeo

Para vender necesitas informar. Mostrarle a la gente lo que tienes. Necesitas almacenar y transmitir esa información: un folleto, un mail, un comunicado de prensa, un video del producto. Necesitas que la gente de tu empresa colabore en la creación, corrección y actualización de esos elementos. Necesitas transmitirlos a tus proveedores. Necesitas responder a tus clientes con velocidad, sin olvidarte de que les debes una respuesta. Y de que cada cliente es diferente y debes saber identificarlo para ofrecerle mejor tu producto.

Información en las Operaciones

Crear un producto significa conocimiento. Aplicar ese conocimiento. Mejorarlo. Documentarlo. Transmitirlo. Así sea algo sencillo, parecerá sencillo para ti pero no para otros. Incuso para quienes fueron seleccionados para ejecutar ese trabajo. Así construyas muebles o chocolates (¡qué rico!) tendrás un conjunto de información para gestionar. Y no querrás que parte de esa información llegue a ojos equivocados, porque pueden ser los de tu competencia. ¿Acaso quieres que tu competencia sepa que el sabor especial de tu chocolate se lo da la ramita de romero que pones en la olla? Parece muy sencillo así, pero siempre las operaciones de una empresa generan mucha información. Muchas veces no te darás cuenta de tomarla, almacenarla, compararla, estudiarla y usarla para la toma de decisiones. Pero llegará el momento en que de una forma u otra lo harás.

Tecnología para la información

Así como usas elementos tecnológicos para producir (sea una garlopa, una amoladora, un horno), para vender (un teléfono y un utilitario) o para llevar las finanzas (un libro indizado y una lapicera), también tienes que usar elementos tecnológicos para gestionar la información de tu compañía y que esa información fluya para donde debe y no fluya hacia donde no debe.

Llegará un momento en que tus proveedores tecnológicos, por más cercanos e integrados que estén, no serán lo suficientemente útiles del lado de afuera y deberás integrar sus servicios a tus operaciones. Es parte clave entender eso. Y también lo es poder decidir cuál parte queda dentro de la organización. El proveedor necesita que desde dentro de la organización exista una persona con el rol de interlocutor que pueda tomar decisiones y manejar el presupuesto. Un proveedor de tecnología no va a poder brindarte eso, ya que la información, que es lo importante, es parte de la compañía.

Se dan mucho casos donde diferentes productos y servicios realcionados a Tecnologías de la Información dejan de ser brindados por proveedores y son tomados como propios por la organización. Por ejemplo, los equipos de desarrollo o de administración de tecnologías son los más claros. En organizaciones muy grandes incluso llegan a especializarse mucho más existiendo departamentos internos sólo dedicados a la seguridad de la información.

Pero a la hora de integrar esos servicios internamente no estamos hablando solo de costos, sino que juega un papel muy importante el conocimiento y su permanencia dentro de la compañía, así como la generación de nuevo conocimiento dado por la capacidad del recurso de estar interactuando con todas las áreas de la empresa.

Llegado al tamaño de empresa, ya sea en operaciones, facturación, plantilla o inversión para crecimiento específico para cada compañía, tenemos que darnos cuenta que ya no podemos pensar en que todos nuestros problemas de tecnologías de la información los resolverá el «pibe de las computadoras» que viene una vez por mes a actualizar el antivirus y hacer una defragmentación del disco. Tampoco lo resolverá el proveedor que nos vende los equipos y que está preocupado en vendernos más y no en ahorrarnos más para que invirtamos en una nueva sucursal en el shopping.

Los intentos que se han hecho en esos sentidos a lo largo de la historia no han dado los frutos esperados sino que al contrario, han sido problemas para proveedor y cliente. Incluso se han dado casos inversos, donde una compañía crea a partir de su departamento de tecnologías de la información una nueva compañía que le provee de todas las necesidades al respecto. Obviamente que esto último sucede en empresas muy grandes en las cuales los márgenes financieros que se pueden obtener en ese tipo de soluciones son muy grandes como para tomarse la molestia.

Seguridad de la información

Muchas gerencias no logran asociar la idea de tecnologías de la información con seguridad de la información, así que definamos seguridad de la información como el proceso que procura que la información:

• no se pierda
• no se filtre a quien no debe
• esté disponible a quien debe
• sea confiable

o visto desde un punto más técnico podemos definir sus 3 pilares básicos como:

• confidencialidad
• integridad
• disponibilidad

Usamos tecnología para asegurar todo eso. Pero si no gestionamos bien esa tecnología, nada nos puede asegurar que todo eso se cumpla a la misma vez.

Conclusión

Aunque para muchos duela verlo, hoy en día todas las empresas son empresas de tecnología. En mayor o menor medida deben gestionar información y para eso tienen que gestionar tecnologías de la información. Tanto que es parte integral de sus operaciones y debe ser realizado desde adentro de la organización. También es importante concluir que si hablamos de gestión, debe ser realizada por una gerencia y no por un técnico sin visión gerencial. Que como toda área de la compañía debe presupuestarse periódicamente y medir sus resultados de acuerdo a los resultados de la compañía.

Así que tu, gerente de una empresa de cualquier tamaño, recuerda que tarde o temprano estarás gestionando tecnologías de la información, ya que son una de tus herramientas para soportar tus operaciones y mejorar tu desempeño.

Nota: todo es más complejo de lo que aquí presento, por lo cual solo escribo unos lineamientos generales que servirán al interesado a ahondar en los conceptos. Y si trabajas en tecnologías de la información, entenderás que el enfoque es practicamente didáctico para iniciar a los no entendidos.