Cómo encontrar tiempo para todo

Cuando trabajas de forma independiente una de las habilidades más importantes que hay que aprender es a gestionar el tiempo. Si se tiene un buen sistema de gestión del tiempo se puede encontrar el tiempo suficiente para hacer todas las cosas importantes, tanto en la vida personal como en la profesional.

Quienes trabajan hace poco de manera independiente pueden encontrar en esta tarea un reto. Es mucho más fácil tener un jefe que te diga lo que hay que hacer y cuándo. De esta manera se logra priorizar y determinar que tareas hacer primero y en que momento. Por el contrario cuando hay que ocuparse del funcionamiento integral de un negocio, ocuparse de los plazos de los clientes y a la vez tener algo de vida fuera de la oficina, lo del tiempo se hace más difícil.

Encontré un artículo al respecto y en él se mencionan dieciséis consejos que sirven para lograr una mejor administración del tiempo.

Maxi, esto va dedicado a vos.

1) Organízate

Una de las formas más importantes para perder el tiempo es buscando cosas. Es necesario contar con un sistema para manejar la información, archivos y datos que se manejan diariamente. Esto supone incluir carpetas y etiquetas en la PC, archivos o carpetas, etc.

A veces es necesario experimentar con diferentes sistemas de organización hasta encontrar uno que realmente funcione para nosotros.

2) Separa el espacio de trabajo del resto

Se necesita tener un espacio dedicado al trabajo exclusivamente. Si se trabaja en una oficina, eso es bastante fácil de manejar. Por el contrario, si se trabaja en la casa, hay que hacer un poco de esfuerzo.

Consejos para crear un espacio de trabajo:
Conseguir un escritorio: No se puede trabajar en la mesa del comedor. Constantemente tendrás que juntar cosas para luego traerlas de nuevo. Es mejor tener un espacio en donde dejar el trabajo que se creó.

Entrar en “el modo trabajo” cuando se está en el área de trabajo: Esto incluso podría significar vestir “ropa de trabajo” cuando se está trabajando.

Robar espacio no utilizado: ¿En tu casa hay una habitación que no se usa, un rincón libre, un armario?  ¿Es lo suficientemente grande para un escritorio? Si la respuesta es un si, acabas de encontrar a tu oficina especializada. Si ese espacio libre es parte de una habitación más grande, se podría considerar comprar un armario de oficina también. Si el espacio es reducido, unos estantes podrían funcionar mejor.

3) Aprovecha las herramientas de gestión de tiempo

Hay cientos de herramientas por ahí para organizar y administrar nuestro tiempo. Ya sea una aplicación en línea o una agenda, hay que aprovechar esas herramientas que ya están listas. Hay quienes prefieren la utilización de una combinación de estas.

4) Establece metas

Fijar metas es una de las cosas más importantes que puedes hacer para manejar tu tiempo porque si no tienes metas ¿cómo sabes lo que es importante?.

Las metas no tienen que ser formales. Tampoco necesitan ser fijadas a largo plazo (aunque las metas a largo plazo también pueden ayudar). Lo que tienes que hacer es centrar tu atención en lo que es importante.

Uno de tus objetivos podría ser la de terminar todo tu trabajo para el jueves y así tener libre el viernes o usar ese día para trabajar en un proyecto personal.  Eso sirve para focalizar tu objetivo y hacer que te centres en trabajar de la manera más eficiente.

Tus metas tienen que ser alcanzables y concretas. Te puedes fijar objetivos recurrentes (“Quiero tener todos los viernes libres) o un objetivo específico (“Quiero terminar mi nuevo diseño el próximo jueves”), o  cualquier combinación de estas dos. Las puedes registrar o simplemente recordarlas. Sólo asegúrate tener siempre una meta.

5) Establece plazos

Los plazos son algo así como una incorporación en el objetivo de un proyecto. Si sabes que algo se debe hacer el próximo lunes, entonces es más probable que la estructura de tu trabajo se ajuste para asegurarte de cumplir con eso.

Si no tienes plazos impuestos por los clientes o por un jefe, entonces necesitas tener plazos autoimpuestos. Piensa cuando quieres terminar algo o cuando quieres empezar con el siguiente proyecto. Pon esa fecha en tu calendario o haz una marca en tu lista de tareas como la fecha límite para el proyecto que estás haciendo.

6) Planifica con anticipación

Hay que mantener algún tipo de plan. Puede ser mensual, bimensual o anual, dependiendo de tu industria y de los distintos tipos de proyectos que tengas que asumir. También se pueden marcar reuniones, fechas importantes y toda aquella información que pueda interferir con tus plazos o con el trabajo ordinario.

Si tienes un ciclo largo o más corto de trabajo tendrás que ajustar la cantidad de tiempo necesario para chequear esto, para tener una idea de la cantidad de trabajo que tienes que emplear en cada momento.

7) Prioriza

Tienes que priorizar el trabajo que haces. El trabajo que debe entregarse de inmediato o próximamente es el que tienes que terminar primero. Luego viene el trabajo que se entregará en la próxima semana o dos. Después viene todo lo demás.

También se deben incluir las prioridades de la familiares, así que asegúrate que tienes una lista de prioridades. Hay que decidir a qué cosas es absolutamente necesario asistir y eso depende de si tu trabajo fue terminado o no.

Establece un sistema de marcación de la prioridad de los diferentes elementos del programa: con lápices de diferentes colores, o poniendo una estrella al lado de las cosas más importantes. También podrías tener listas separadas para cada prioridad. Sólo asegúrate de que lo que elijas hacer tiene sentido con tu estilo de vida.

8) Delega o externaliza

No hay nada de malo en solicitar un poco de ayuda de vez en cuando. Esto podría significar la delegación de responsabilidades de un proyecto a otra persona en tu oficina, o incluso en un asistente.

Podría significar la contratación externa de una determinada parte de un proyecto (de codificación, de investigación, etc) a otra persona que pueda centrarse en partes más importantes.

Esto de delegar parte de tu trabajo no significa necesariamente que serás más eficaz. Esto sirve para liberar tu tiempo para hacer cosas más importantes para ti.

9) Optimiza tus procesos

Seguramente hay cosas que haces en tu trabajo que se podrían simplificar. Esas cosas se podrían racionalizar y optimizar. Mira como estás haciendo las cosas en la actualidad y ve que pasos podrías combinar o recortar.

10) Aprende a decir NO

Asumir demasiado trabajo es una de los mayores escollos que podemos experimentar. Hay que aprender a decir no a algunas personas. Si tomas más trabajo del que puedes manejar, no sólo tendrás problemas de cumplimientos de plazos, sino que la calidad de tu trabajo y tus relaciones laborales y personales se pueden ver afectadas.

Antes de tomar cualquier nuevo trabajo, mira tu calendario. ¿Realmente tienes tiempo para otro proyecto?

Si la respuesta es no, simplemente explícale a tu cliente que tienes demasiados proyectos para dedicarle el tiempo necesario al suyo. La mayoría de las personas te lo agradecerán.

En el plano de las obligaciones personales, esto también es válido. Aprende a decir no a tus amigos, familiares, vecinos y a otras personas para que tengas tiempo de decir SI a las cosas que realmente son importantes para ti.

11. Saber cuando trabajas mejor

Una de las ventajas de ser independiente es que puedes fijar tu propio horario. Presta atención a cuando eres más productivo.

12. Establece horas regulares de trabajo

Esto está relacionado al punto anterior. Deberías someterte diariamente a una determinada cantidad de horas de trabajo. Toma por lo menos dos días a la semana de descanso, si es posible. Puede ser el fin de semana o no. Haz lo que funcione mejor para ti.

13. No pierdas tiempo

Mira en que cosas pierdes el tiempo durante el día. ¿Compruebas constantemente Facebook o Twitter? ¿Te levantaste para tomar un vaso de agua? ¿Llevaste a tu perro a pasear por sexta vez en la tarde?

Trata de encontrar formas de reducir estas actividades al mínimo para que te interrumpan lo menos posible.

14) Evita multitareas

A veces las multitareas son necesarias. Sin embargo, cuando se trata de hacer un trabajo importante, hacen más daño que bien. Se debe trabajar en un proyecto a la vez. Esto no quiere decir que necesariamente tienes que trabajar en un proyecto hasta que esté completamente terminado, pero sí significa que no se debe pasar de un proyecto a otro cada dos minutos.

Este consejo se aplica a cualquier otra distracción que te impida dedicar plena atención a la tarea que estés haciendo (examinar tu correo electrónico, hablar por teléfono, jugar al solitario).

15) Toma descansos frecuentes

Tomar descansos regulares de tu trabajo ayuda a prevenir el agotamiento. Piensa en dar un paseo en medio del día, tomar un descanso para ver las noticias después de comer, hacer las compras en lugar de hacerlo a media tarde o en la noche, o incluso teniendo una semana de vacaciones un par de veces por año.

16) Mantenimiento

El mantenimiento es muy importante para cualquier sistema de gestión del tiempo. Pero no es sólo tu sistema de trabajo el que tiene que mantener. En todas las partes de tu vida es necesario que funcione y sin problemas, a fin de realizar bien tu trabajo.

Esto significa un mantenimiento básico en el equipo (copia de seguridad de archivos, vaciar la basura, la limpieza de tu bandeja de entrada), un mantenimiento básico en tu oficina o área de trabajo (polvo, vaciar la papelera, pasar la aspiradora, etc) y el mantenimiento básico de la vivienda (lavar los platos, etc).

Tampoco pases por alto tu propio mantenimiento. Hacer ejercicio todos los días y comer bien es necesario.
Es posible que te estés preguntando qué tiene esto que ver con encontrar tiempo para hacer las cosas en tu vida. Bueno, aquí está la respuesta: si no mantienes todas las cosas en tu vida que necesitan atención, con el tiempo algo va a fallar. Esto podría ser algo tan simple como tener que tomar tiempo, en un día de trabajo para lavar la ropa porque no tienes nada limpio , o podría ser algo más importante como prevenir una enfermedad o lesión.