¿Cuántos mails tenés en tu casilla de correo de Gmail? Seguro que muchos. Yo tengo 4633… y eso que borro! Si te pasa lo mismo que a mi, a la hora de buscar uno específico, quizás te encuentres en problemas. Es momento de recordar el slogan de Gmail: busca, no ordenes (search, don’t sort!).

Búsquedas básicas

He aquí algunas maneras que te ayudarán a optimizar tu búsqueda de mails:

from: pedro@gmail.com
Permite encontrar mensajes enviados por alguien que coincide con la palabra que escribimos.

to: pedro@gmail.com
Encuentra los mensajes enviados a alguien que coincide con la palabra que escribimos.

subject: presupuesto oficina
Encuentra mensajes con un determinado asunto.

label: etiqueta
Encuentra mensajes que tienen determinada etiqueta

has:  la sintaxis solo tiene un posible valor, un adjunto.
has: attachment: devolverá mensajes que tengan uno o más adjuntos.

filename: conclusiones-reunión.pdf
Encuentra mensajes con un nombre de adjunto que coincide con el patrón dado. Se pude usar también sólo con el nombre de una extensión. (seguramente funcione con expresiones regulares o algo parecido… pero no probé)

in: inbox
Permite encontrar mensajes en un lugar particular: inbox, trash, spam. El spam y los mensajes eliminados no se incluyen en las búsquedas a menos que se use la forma in:

is: read
Encuentra mensajes según su estado: read, unread, starred, etc.

cc: maria@gmail.com
Encuentra mensajes con copia a un determinado receptor.

bcc:  maria@gmail.com
Encuentra mensajes enviados con copia oculta a un determinado receptor. No funciona con los mensajes entrantes porque no es posible saber quien está en la línea de la copia oculta.

before: 2009/02/15
Encuentra mensajes enviados o recibidos antes de determinada fecha que se tiene que especificar.

after: 2009/01/22
Encuentra mensajes enviados o recibidos después de determinada fecha que se tiene que especificar.

Buscando frases

Si encerramos frases entre comillas, la búsqueda de Gmail las tratará como si fueran una unidad. Por ejemplo: subjet: “informes departamento jurídico”, encontrará solamente informes del departamento jurídico.

Utilizando un poco de lógica booleana

El único operador booleano que incluye la búsqueda de Gmail es el OR. En el caso de que no esté presente, el AND se considera implícito.

El operador booleano OR trabaja en la búsqueda de Gmail del mismo modo que lo hace el buscador web de Google: se especifica que cualquier palabra o frases es aceptable poniendo un OR entre cada una. Por ejemplo: from: pedro@gmail.com OR subjet:novedades.  En este caso, encontrará mensajes de Pedro o mensajes marcados como novedad (recuerda poner OR en mayúsculas).

Negación

Este operador trabaja aquí al igual que en Google, excluyendo los mensajes marcados con un un signo de negación o un operador. Por ejemplo: to: @ejemplo.com-from:ofertas@
Encontrará mensajes de ejemplo no enviados por el departamento de ofertas.

Agrupando

Cuando se cierran un conjunto de palabras entre paréntesis, se especifica con ellos que cada una de ellas debe ser encontrada para considerarse un grupo. Ejemplo:  from: (pedro maria)

Agregando un OR podemos tener grupos opcionales a la vez que somos explícitos respecto a las opciones de los grupo. En el ejemplo se encontrarán mensajes enviados a Pedro sobre reuniones O proyectos.
to:pedro subject(reuniones OR proyectos).

Mezclando sintaxis

Esto es realmente útil. El buscador de Gmail nos permite utilizar varios operadores a la vez. Lo lógico es que comenzar con un criterio de búsqueda mínimo pero a veces eso es insuficiente. A veces podemos perder mucho tiempo buscando un sólo mail. En este caso tendremos que darle al buscador más información sobre el mensaje que necesitamos encontrar. Por ejemplo:
from: pedro after:2009/01/10 subjet: almuerzo puerto

Si eres cautivo de la barra de herramientas de Google, encontrarás un botón para hacer tus búsquedas.

Busca, no ordenes! Ya tenés las herramientas para hacerlo ;-)