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Cómo manejar el tsunami de emails

Manejo siete cuentas de correo electrónico: tres personales y cuatro laborales. Eso significa que muchas veces, al revisar mis correos electrónicos, me encuentro con más de 60 emails para leer. Leerlos no el problema mayor. Eso muchas veces se puede hacer en un corto período de tiempo. El tema principal es contestar esos mails que muchas veces requieren la elaboración de una propuesta comercial, revisar documentos u otros mails anteriores, coordinar reuniones con más de una persona y mucho más.

Al revisar mi tsunami de emails por la mañana, muchas veces me encuentro con que tengo que modificar la agenda del día o que por determinada razón, todo lo que pensé que haría durante mi jornada de trabajo, se tiene que postergar para más adelante y eso significa al mismo tiempo escribir un mail, poniendo al tanto a alguien, de esos cambios. De alguna manera, ese tsunami condiciona mi vida y eso agota. ¿A quién no le pasa?

Imagen: hireezy.com

Un tema importante es la capacidad para responder. Cuando enviamos un correo electrónico, esperamos recibir una respuesta lo más pronto posible. ¿Qué pasa cuando del otro lado la persona que nos tiene que responder tiene muchos mails por contestar? Cuando se trata de un tema de trabajo, la prisa es aún mayor. Muchas veces las respuestas las necesitamos AHORA. Entonces se forma una especie de cadena de personas que necesitan de la respuesta de unas y otras para hacer mejor su trabajo y parece que el asunto no tiene solución. ¿Cómo manejar nuestras prioridades frente a las prioridades de los demás?

Son muchas las personas que pasan por esta situación. ¿Pero por qué parece que esto va en aumento? Y la respuesta parece ser simple: porque es mucho más fácil escribir un mail que responderlo. Claro que por otra parte, es más fácil leer un correo electrónico que escribirlo (si se escribe sin faltas de ortografía y siendo lo más claro posible). Pero como mencionaba al comienzo, leer un mail es solo el comienzo de cosas más importantes. Leer un mail puede significar horas de trabajo para poder dar una respuesta. Entonces, considerando que cada vez que escribimos un mail podemos estar consumiendo más de una hora de atención de una o varias personas, lo mejor sería pensar muy bien qué es lo que estamos pidiendo o informando antes de apretar el botón enviar.

¿Empezamos a hacerlo hoy?


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